4 dicas de sistemas operacionais para gestão empresarial

A tecnologia é uma grande aliada para conduzir os negócios e com os sistemas operacionais dedicados, os processos podem ser mais simples, otimizando tempo e gerando excelentes resultados para a gestão empresarial.

Administrar um negócio é uma tarefa desafiadora, que exige muita atenção para evitar que erros aconteçam. 

Desde atividades operacionais até um planejamento estratégico, ter atenção é importante, pois tudo pode afetar os resultados da empresa.

Já quando bem planejados e alinhados, esses aspectos contribuem para o crescimento e sucesso da marca. 

Para que isso ocorra de forma ainda mais qualificada, é preciso ter um sistema de gestão empresarial, recurso este que ajuda na vantagem competitiva e melhor gerenciamento do negócio.

Seja empresas de pequeno porte até grandes companhias, todas podem se beneficiar com esta tecnologia, pois a ferramenta consegue tornar os processos mais otimizados.

O que é um sistema de gestão empresarial?

Os sistemas de gestão empresarial consistem em plataformas ou softwares que permitem melhorar o gerenciamento das tarefas de uma empresa. 

Ao utilizar a ferramenta, é possível automatizar as atividades, fazendo com que o esforço dos funcionários seja direcionado para outros processos operacionais e estratégicos.

Os sistemas conseguem lapidar informações importantes, tornando os dados relevantes para diversas ações na empresa.

Essas ferramentas podem ser utilizadas, por exemplo, para organizar a produção de peças para máquina de lavar.

Outro ponto interessante é que os sistemas de gestão podem ser incorporados em diversas empresas de diferentes áreas, ajudando na organização das questões de grande importância.

Principais tipos de sistemas empresariais

Existem diversos softwares de gestão que permitem que líderes e gestores lidem melhor com processos complexos, visualizando suas especificidades, sejam esses aspectos internos ou externos.

O software visa coletar dados sobre todos os processos do negócio, melhorando a visualização e acompanhamento. Consequentemente, há o aprimoramento de etapas e fluxos, bem como ações administrativas podem ser implementadas.

Na área financeira nas empresas, o ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ótima opção, pois oferece maior controle financeiro, contábil e fiscal.

Com isso, consegue-se integrar todas as entradas, saídas, cálculos de tributos, receitas, entre outras funções, o que possibilita um melhor gerenciamento financeiro e o crescimento saudável e contínuo da marca. 

Isso porque investimentos mais estratégicos podem ser realizados e custos desnecessários reduzidos.

Outra ferramenta muito utilizada nos negócios é o BPM (Business Process Management). 

Na prática é um software que permite controlar e gerenciar os processos externos e internos da empresa com qualidade e rapidez, permitindo a visualização detalhada.

Funções do sistema de gestão empresarial

Ter um software que organiza, automatiza e integra todos os processos organizacionais internos da companhia assegura a continuidade em meios externos de diversas funções, como:

• Administração dos recursos humanos;
• Controle de estoque;
• Gestão de produção e planejamento;
• Gestão de atendimento e vendas;
• Cadastro de fornecedores, clientes e funcionários;
• Emissão de boletos e notas fiscais;
• Processos e cadeia de logística;
• Integração com plataformas de diferentes segmentos.

Essas e outras funcionalidades podem ajudar a gerenciar uma empresa de tratamento de água, assim como grandes multinacionais. 

Isso porque, devido a versatilidade da plataforma, nada impede que o software seja utilizado em empresas de diferentes segmentos, demandando apenas adequações dos serviços e especificidades do estabelecimento, de modo que os empresários tenham excelentes resultados.

A relevância de ter sistemas para gestão empresarial

Com um mercado cada vez mais competitivo e dinâmico, é fundamental investir em sistemas de gestão que proporcionam diversas vantagens, como o crescimento qualificado e estratégico do negócio.

Algumas das vantagens consistem em:

• Reduz a necessidade de tarefas manuais;
• Diminui os índices de erros humanos;
• Otimiza o tempo de execução das atividades;
• Aumenta a produtividade da equipe;
• Integra e organiza todos os processos da empresa;
• Assegura agilidade e continuidade de processos;
• Automatiza cálculos e outras tarefas pré-condicionais;
• Reduz riscos contábeis, financeiros e fiscais como perda de prazos ou fraudes de dados;
• Protege, estrutura e permite consolidar informações;
• Facilita a tomada de decisões;
• Diminui custos e aumenta a eficiência corporativa;
• Otimiza os processos e amplia a lucratividade.

Todas essas vantagens podem ser aproveitadas ao investir em um sistema de gestão empresarial para a sua empresa. Sendo que o mais interessante deste investimento é que ele pode ser aplicado em empresas de diferentes segmentos.

Como escolher um sistema de gestão para sua empresa?

Após conhecer o conceito de um sistema de gestão e entender as suas funções, alguns empreendedores podem ter dúvidas sobre como escolher um sistema de gestão para gerenciar adequadamente os negócios, seja para a instalação de pulverizador agricola para trator ou para a prestação de serviços de forma mais eficiente.

Utilizar um sistema na sua empresa pode representar um diferencial competitivo, deixando o seu negócio mais organizado, isso sem mencionar o destaque perante os concorrentes. 

Isto posto, conhecer algumas dicas sobre como escolher o sistema é uma solução para identificar aquele que melhor atende as demandas de seu negócio. 

1. Entenda o que a sua empresa realmente precisa

Todo negócio possui suas demandas internas e que precisam de gerenciamento.

Isso, somado a diversidade de sistemas disponíveis no mercado e com diferentes configurações, pode gerar dúvidas no momento da escolha.

No entanto, saber exatamente o que a empresa de serviços elétricos residenciais precisa, por exemplo, pode facilitar o momento de escolher o sistema ou identificar melhor aqueles que suprem essa necessidade. 

Ao identificar o mais adequado, os empreendedores podem mapear tarefas, definir o que é prioridade e assim entender melhor algumas limitações e decidir qual o melhor sistema.

2. Conheça os sistemas em nuvem

A computação em nuvem é um recurso interessante para dar escalabilidade ao negócio e reduzir custos, sem fazer grandes investimentos em infraestrutura. Inclusive, uma vantagem do sistema em nuvem é a possibilidade de acesso remoto.

Ao acessar remotamente, os funcionários não precisam instalar programas no computador, alcançando mais praticidade e segurança.

3. Pesquise sobre as opções disponíveis no mercado

Ao definir as principais necessidades da empresa, é importante que os empreendedores conheçam também o que o mercado oferece quando o assunto é sistemas de gestão.

Conhecendo as opções do mercado é mais fácil escolher a ferramenta que se adequa às necessidades identificadas previamente.

No processo de escolha é importante verificar se o sistema também atende a legislação na qual o empreendimento está sujeito, por exemplo, se pode contribuir com o gerenciamento e regularização de normas como o furação em laje de concreto, processos de manutenção, aspectos fiscais, proteção de dados, entre outras necessidades. 

Nesta etapa também é fundamental identificar aqueles fatores que são mais usuais e necessários para o funcionamento e adequação da sua empresa.

4. Analise a oferta de suporte

Uma forma de aproveitar todos os benefícios que o sistema tem a oferecer é recebendo treinamentos, respostas para as dúvidas e orientações necessárias, evitando retrabalhos e erros.

Durante o período de implementação e uso da ferramenta algumas situações inesperadas podem acontecer, e a sua equipe não terá completo entendimento para resolver o problema.

Deste modo, uma time de suporte qualificado faz toda a diferença no uso da plataforma, resolvendo contratempos e deixando o sistema adequado para a rotina.

Optar por softwares com capacidade de integração e que possibilitem suporte mais flexível, de canal e horário, é uma maneira do seu negócio melhorar de forma efetiva e com o melhor uso da plataforma. 

Assim, aspectos como vendas e otimização de tempo podem ser alcançados, e a possibilidade de integrar várias áreas como e-commerce, marketplace e pagamentos pode ser feita de forma eficaz.

Sistemas que podem ajudar a sua empresa

Para ter um melhor aproveitamento dessas ferramentas, como visto, é fundamental conhecer as próprias necessidades. 

Para além disso, contudo, conhecer os principais sistemas de gestão empresarial existentes também é necessário, sendo uma maneira de eleger aquele que melhor supra as demandas da sua empresa.

Para isso, os mais utilizados são:

1. Conta Azul

Em gestão financeira, o Conta Azul é um dos softwares mais conhecidos no ramo empresarial. 

É uma ferramenta completa, simples e muito intuitiva que ajuda a emitir notas fiscais eletrônicas, boletos, organizar o estoque e realizar o gerenciamento de caixa. 

Com tantas funcionalidades importantes, muitos empreendedores consideram essa plataforma ERP, pois ela permite controlar a parte financeira e outros aspectos do negócio, tudo em um só lugar.

2.  QuickBooks

Esse é considerado um dos melhores softwares de gestão empresarial e ajuda a cuidar de toda a parte de contabilidade e finanças.

Possui uma plataforma intuitiva e simples de usar, permitindo fazer o controle do fluxo de caixa, além de realizar a emissão de relatórios, boletos e notas fiscais.

Há duas versões principais, a QuickBooks ZeroPaper, indicada para empreendedores iniciantes e profissionais liberais. A outra é a QuickBooks Online, que é uma versão mais completa do software.

3. Trello

Quando o assunto é gerenciamento dos projetos, seja de uma grande empresa ou de um espaço de ozonioterapia emagrece, o Trello é uma ótima ferramenta baseada na metodologia Kanban, que permite visualizar o fluxo de trabalho (atividades a realizar e concluídas) com muita clareza, melhorando a organização.

No Trello, é possível definir cronogramas, acompanhar as métricas, delegar responsabilidades para as equipes, criar notificações, checklists, entre outros.

Um diferencial do Trello é a sua API aberta. Isso permite que outros desenvolvedores possam criar integrações entre a plataforma e outros softwares, otimizando ainda mais a ferramenta.

4. Tiny ERP

O ERP é um sistema de gestão integrada que consegue reunir informações sobre diferentes áreas da empresa, seja ela uma multinacional especializada em fresadora odontológica ou um pequeno escritório contábil, com precisão e agilidade.

É um software ideal para o comércio eletrônico (e-commerce) e pequenos empreendedores, pois evita processos de atualização manual e dispersão de informações, permitindo que mesmo equipes compactas consigam agregar bons resultados.

Isso porque a emissão de notas, controle de estoque e padronização de processos acontece de modo automatizado, possibilitando que os profissionais foquem em outras demandas.

Estes são alguns dos sistemas que podem ser utilizados nos negócios, seja em empresas metalúrgicas de grande porte ou empreendimentos de aparelho ultraformer 3 valor.

Considerações finais

Assim, é importante identificar o mais adequado ao negócio e verificar opções de personalização, tornando as dinâmicas diárias ainda mais otimizadas.

Isso porque recorrer ao uso dessas ferramentas certas pode ser determinante para o sucesso de um negócio e, nesse contexto, um software de gestão é o modo de ter excelentes resultados, mantendo os processos organizados e a qualidade nos serviços.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connectio